Privacyverklaring

De volgende informatie vormt onze privacyverklaring. In dit document wordt

• "wij", "onze" of "ons" verwijzen naar 'Connections Residential Letting Agents'

• "u", "de gebruiker" verwijzen naar de persoon (personen) die deze website gebruiken.

• AVG staat voor Algemene Wet Bescherming Persoonsgegevens.

• PECR staat voor Privacy & Electronic Communications Regulation.

• ICO staat voor Information Commissioner's Office.

• Cookies zijn kleine bestanden die zijn opgeslagen op de computer of het apparaat van een gebruiker.

Onze maatschappelijke zetel is op 25, Sussex  Rd, Haywards Heath, West Sussex, RH16 4DZ

Ons bedrijf  Registratienummer is:  6147925

Wij zijn geregistreerd bij de ICO onder het Data Protection Register, ons registratienummer is: Z1885005.

U kunt per e-mail contact met ons opnemen over privacy op: info@connections-lettings.co.uk

Invoering

1. Dit is een kennisgeving om u te informeren over ons beleid met betrekking tot alle informatie die we over u vastleggen. Het beschrijft de voorwaarden waaronder we alle informatie die we van u verzamelen of die u aan ons verstrekt, mogen verwerken. Het omvat informatie die u zou kunnen identificeren (“persoonlijke informatie”) en informatie die dat niet zou kunnen. In de context van de wet en deze kennisgeving betekent "proces" het verzamelen, opslaan, overdragen, gebruiken of anderszins handelen naar informatie.

2. Wij nemen de bescherming van uw privacy en vertrouwelijkheid serieus. We begrijpen dat u er recht op heeft om te weten dat uw persoonlijke gegevens niet zullen worden gebruikt voor enig doel dat onbedoeld door u is, en niet per ongeluk in handen van een derde partij zullen vallen.

3. We verbinden ons ertoe de vertrouwelijkheid te bewaren van alle informatie die u ons verstrekt, en hopen dat u dit beantwoordt.

4. Ons beleid is in overeenstemming met de Britse wetgeving die dienovereenkomstig is geïmplementeerd, inclusief die vereist door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU.

5. De wet vereist dat wij u informeren over uw rechten en onze plichten jegens u met betrekking tot de verwerking en controle van uw persoonsgegevens. We doen dit nu door u te verzoeken de informatie op www.knowyourprivacyrights.org te lezen

6. Behalve zoals hieronder uiteengezet, delen, verkopen of onthullen we geen informatie die is verzameld via onze website of anderszins.

Persoonsgegevens die we kunnen verwerken

We streven ernaar om gegevens, al dan niet persoonsgegevens, alleen te verwerken voor zover dat nodig is om onze klanten onze diensten te kunnen leveren en voor andere overeengekomen doeleinden.

Vaak kunnen we informatie op een algemene manier samenvoegen en gebruiken om klasinformatie te verstrekken. Als we het voor dit doel gebruiken, bent u als individu niet persoonlijk identificeerbaar.

Persoonlijke informatie die we mogelijk verwerken, kan zijn:

Klanteninformatie

Als u een klant bent, kan persoonlijke informatie uw identiteit en contactgegevens, informatie over uw gezinsleden en financiële informatie omvatten.

We kunnen ook informatie verwerken die wordt beschouwd als informatie van een "speciale categorie", zoals uw ras of etnische afkomst, en informatie over strafregisters.

In de meeste gevallen zijn uw persoonsgegevens door u aan ons verstrekt. Echter, met uw toestemming, of als het nodig is om u onze diensten te kunnen leveren, kunnen wij uw persoonsgegevens van een derde partij hebben verkregen.

Gerelateerde informatie van derden

We kunnen uw persoonsgegevens verwerken als u een persoonlijke of zakelijke band heeft met een van onze klanten of leveranciers. U kunt bijvoorbeeld een familielid, zakenpartner, andere adviseur, leverancier of transactietegenpartij zijn.

De gegevens die we verwerken, kunnen contactgegevens, informatie over uw zakelijke activiteiten en financiële informatie bevatten, zoals die met betrekking tot inkomsten en uitgaven.

Uw persoonsgegevens kunnen aan ons worden verstrekt door onze klanten of leveranciers, of door derden die handelen in opdracht van een klant of een leverancier.

Leverancier informatie

Als u ons bedrijf goederen of diensten levert, inclusief uitbestede diensten die wij aan onze klanten leveren, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verwerken. We doen dit echter alleen voor zover nodig om een contract met u aan te gaan.

De grondslagen waarop wij informatie over u verwerken

De wet verplicht ons om te bepalen op welke van de zes gedefinieerde gronden we verschillende categorieën van uw persoonlijke informatie verwerken, en om u op de hoogte te stellen van de basis voor elke categorie.

Indien een grondslag waarop wij uw persoonsgegevens verwerken niet langer relevant is, zullen wij onmiddellijk stoppen met het verwerken van uw gegevens.

Als de grondslag verandert, zullen we u, indien wettelijk vereist, op de hoogte stellen van de wijziging en van elke nieuwe grondslag op grond waarvan we hebben vastgesteld dat we uw gegevens kunnen blijven verwerken.

7. Informatie die we verwerken omdat we een contractuele verplichting met u hebben

Wanneer er een contract tussen u en ons tot stand komt, moeten we persoonlijke informatie verwerken om onze verplichtingen uit hoofde van dat contract na te komen.

Een contract tussen ons kan bijvoorbeeld worden gevormd door:

• uw ondertekening van een overeenkomst zodat wij als agent voor u kunnen optreden

• uw ondertekening van een overeenkomst om ons in staat te stellen de diensten uit te voeren die nodig zijn om een onroerend goed te huren of te kopen

• uw akkoord met onze algemene voorwaarden wanneer u zich registreert op onze website

We gebruiken uw gegevens om u onze diensten te verlenen onder dat contract, bijvoorbeeld:

• om u te helpen bij het vinden van eigendommen, potentiële kopers of huurders

• om uw identiteit te verifiëren voor veiligheidsdoeleinden

• om kredietcontroles uit te voeren en persoonlijke referenties te verkrijgen

• om andere partijen met wie u interesse heeft getoond om een contract aan te gaan en hun vertegenwoordigers voldoende informatie te verstrekken om een beslissing te nemen om al dan niet een contract met u aan te gaan, en om vervolgens een contract met u aan te gaan om namens u te onderhandelen

• om u van advies te voorzien

• om de huur te betalen die we op uw bankrekening hebben gestort

We verwerken deze informatie op basis van het feit dat er een contract tussen ons is, of dat u ons hebt verzocht de informatie te gebruiken voordat we een juridisch contract aangaan.

We zullen deze informatie blijven verwerken totdat het contract tussen ons eindigt of wordt beëindigd door een van de partijen volgens de voorwaarden van het contract.

8.Informatie die wij met uw toestemming verwerken

Alleen wanneer u ons hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van toestemming.

U hebt er bijvoorbeeld mee ingestemd dat we uw acties op onze website kunnen volgen of uw naam en contactgegevens kunnen doorgeven aan geselecteerde medewerkers die volgens ons diensten of producten kunnen leveren die u nuttig zou vinden.

We blijven uw informatie op deze basis verwerken totdat u uw toestemming intrekt of redelijkerwijs kan worden aangenomen dat uw toestemming niet langer bestaat.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons dat te vertellen. Als u dit echter doet, kunt u mogelijk geen gebruik meer maken van onze diensten.

9. Informatie die we verwerken voor de doeleinden van legitieme belangen

We kunnen informatie verwerken op basis van een legitiem belang om dit te doen, hetzij voor u, hetzij voor ons.

Waar we uw informatie op deze basis verwerken, doen we na zorgvuldige afweging van:

• of hetzelfde doel op andere manieren kan worden bereikt

• of verwerking (of niet-verwerking) u schade kan berokkenen

• of u van ons verwacht dat wij uw gegevens verwerken, en of u dit achteraf redelijk zou vinden?

     We kunnen uw gegevens op deze basis bijvoorbeeld verwerken voor de volgende doeleinden:

• het bijhouden van gegevens voor de juiste en noodzakelijke administratie van ons bedrijf

• reageren op communicatie van u waarop wij denken dat u een reactie zou verwachten

• het beschermen en doen gelden van de wettelijke rechten van een partij

• verzekeren tegen of het verkrijgen van professioneel advies dat nodig is om het bedrijfsrisico te beheersen

• het beschermen van uw belangen waar wij menen dat wij daartoe verplicht zijn

10. Informatie die we verwerken omdat we een wettelijke verplichting hebben

Soms moeten wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

We kunnen bijvoorbeeld worden verplicht om informatie te verstrekken aan gerechtelijke autoriteiten als ze daarom vragen of als ze de juiste machtiging hebben, zoals een huiszoekingsbevel of gerechtelijk bevel.

Dit kan uw persoonlijke gegevens bevatten.

Specifiek gebruik van informatie die u ons verstrekt

11.Communiceren met jou

Wanneer u contact met ons opneemt, hetzij telefonisch, via onze website of per e-mail, verzamelen wij de gegevens die u ons heeft verstrekt om u te kunnen antwoorden met de informatie die u nodig heeft.

We registreren uw verzoek en ons antwoord om de efficiëntie van ons bedrijf te vergroten.

We bewaren persoonlijk identificeerbare informatie die is gekoppeld aan uw bericht, zoals uw naam en e-mailadres, zodat we onze communicatie met u kunnen volgen om een service van hoge kwaliteit te bieden.

12.Omgaan met klachten

Wanneer wij een klacht ontvangen, leggen wij alle gegevens vast die u ons heeft gegeven.

We gebruiken die informatie om uw klacht op te lossen.

Als uw klacht redelijkerwijs van ons vraagt en we contact met een andere persoon moeten opnemen, kunnen we besluiten om die andere persoon een deel van de informatie in uw klacht te geven. We doen dit zo weinig mogelijk, maar het is naar eigen goeddunken of we informatie geven, en als we dat doen, welke informatie dat is.

Als de klacht betrekking heeft op informatie op onze website, en wij vinden dat deze gegrond is of als wij van mening zijn dat de wet ons daartoe verplicht, zullen wij de inhoud verwijderen terwijl wij dit onderzoeken.

Als wij uw klacht vervelend of ongegrond vinden, zullen wij hierover niet met u corresponderen.

We kunnen statistieken verzamelen op basis van informatie met betrekking tot klachten om het serviceniveau dat we bieden te beoordelen, maar niet op een manier die u of een andere persoon zou kunnen identificeren.

13. Klantrelatiebeheersysteem

Voor de verwerking van persoonsgegevens maken wij gebruik van een Customer Relationship Management (CRM) systeem.

Betrokkenen zijn onder meer bestaande, voormalige en potentiële klanten en hun agenten en vertegenwoordigers.

Persoonsgegevens die wij verwerken, zijn onder meer de naam van de persoon, informatie over zijn of haar werkgever en functie en contactgegevens.

We verwerken deze gegevens op basis van toestemming voor onder meer:

• het beheren en ontwikkelen van ons bedrijf of onze diensten

• klanten en potentiële klanten informeren over onze diensten

• het bepalen van relaties tussen klanten en onze partners en medewerkers

• analyseren of we klanten een hoog serviceniveau bieden

We verkopen of delen geen persoonlijke gegevens met derden, tenzij we hiervoor expliciete toestemming hebben van de betrokkene.

14.Sollicitaties en werkgelegenheid

Als u ons informatie stuurt in verband met een sollicitatie, kunnen we deze maximaal [drie jaar] bewaren voor het geval we besluiten op een later tijdstip contact met u op te nemen.

Als we u in dienst nemen, verzamelen we van tijd tot tijd informatie over u en uw werk gedurende de periode van uw dienstverband. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor doeleinden die direct relevant zijn voor uw dienstverband. Nadat uw dienstverband is geëindigd, bewaren wij uw dossier nog [zes jaar] voordat we het vernietigen of verwijderen.

Gebruik van informatie die we verzamelen via geautomatiseerde systemen wanneer u onze website bezoekt

15.Koekjes

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door uw webbrowser op de harde schijf van uw computer worden geplaatst wanneer u een website bezoekt. Hiermee kan informatie die op de ene webpagina is verzameld, worden opgeslagen totdat deze nodig is voor gebruik op een andere, waardoor een website u een gepersonaliseerde ervaring kan bieden en de website-eigenaar statistieken over de acties die u heeft ondernomen.

Sommige cookies kunnen een bepaalde tijdsduur blijven bestaan, bijvoorbeeld een dag of totdat u uw browser sluit. Anderen duren voor onbepaalde tijd.

Uw webbrowser zou u in staat moeten stellen om alles wat u kiest te verwijderen. Het moet u ook in staat stellen om het gebruik ervan te voorkomen of te beperken.

Onze website maakt gebruik van cookies. Ze worden geplaatst door software die op onze servers draait, en door software die wordt beheerd door derde partijen wiens diensten wij gebruiken.

Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij u of u wilt dat wij cookies gebruiken. Als u ervoor kiest ze niet te accepteren, zullen we ze niet gebruiken voor uw bezoek, behalve om vast te leggen dat u niet hebt ingestemd met het gebruik ervan voor enig ander doel.

Als u ervoor kiest om geen gebruik te maken van cookies of het gebruik ervan verhindert via uw browserinstellingen, kunt u niet alle functionaliteit van onze website gebruiken.

We gebruiken cookies op de volgende manieren:

1. om bij te houden hoe u onze website gebruikt

2. om vast te leggen of je bepaalde berichten hebt gezien die we op onze website weergeven

3. om een consistente gepersonaliseerde ervaring op onze site te bieden

4. om uw antwoorden op enquêtes en vragenlijsten op onze site vast te leggen terwijl u ze invult

5. om de gespreksreeks op te nemen tijdens een livechat met ons ondersteuningsteam

16.Persoonlijke identificatiegegevens van uw browse-activiteit

Verzoeken van uw webbrowser aan onze servers voor webpagina's en andere inhoud op onze website worden geregistreerd.

We registreren informatie die uw locatie zou kunnen identificeren, zoals uw IP-adres. We registreren ook informatie die wordt gerapporteerd door de software die u gebruikt om door onze website te bladeren, zoals het type computer of apparaat en de schermresolutie.

We gebruiken deze informatie in totaal om de populariteit van de webpagina's op onze website te beoordelen en hoe we presteren bij het leveren van inhoud aan u.

In combinatie met andere informatie die we van u kennen van eerdere bezoeken, kunnen de gegevens mogelijk worden gebruikt om u persoonlijk te identificeren, zelfs als u niet bent aangemeld op onze website. Ons beleid is echter om dergelijke gegevens niet te gebruiken voor persoonlijke identificatie.               

17.Ons gebruik van remarketing

Bij remarketing wordt een cookie op uw computer geplaatst wanneer u onze website bezoekt om u een advertentie voor onze diensten te kunnen tonen wanneer u een andere website bezoekt.

Een advertentie die u voor onze diensten ziet, is mogelijk weergegeven omdat we een derde partij hebben ingeschakeld om ons remarketingdiensten te verlenen. We adverteren echter op veel plaatsen en een getoonde advertentie voor onze diensten kan samenvallen met uw bezoek aan onze website.  

Openbaarmaking en delen van uw informatie

18.Informatie die we van derden verkrijgen

Hoewel we uw persoonlijke gegevens niet bekendmaken aan derden (behalve zoals uiteengezet in deze kennisgeving), ontvangen we soms gegevens die indirect zijn samengesteld uit uw persoonlijke gegevens van derde partijen wiens diensten we gebruiken.

Dergelijke informatie is niet persoonlijk identificeerbaar voor u.

19. Reclame van derden op onze website

Derden kunnen adverteren op onze website. Daarbij kunnen die partijen, hun agenten of andere bedrijven die voor hen werken, technologie gebruiken die automatisch informatie over u verzamelt wanneer hun advertentie op onze website wordt weergegeven.

Ze kunnen ook andere technologie gebruiken, zoals cookies of JavaScript, om de inhoud van hun advertenties te personaliseren en de prestaties van hun advertenties te meten.

Wij hebben geen controle over deze technologieën of de gegevens die deze partijen verkrijgen. Dienovereenkomstig heeft deze privacyverklaring geen betrekking op de informatiepraktijken van deze derden.

Beheer van uw gegevens

20.Toegang tot uw persoonlijke gegevens

1. U kunt op elk moment persoonlijk identificeerbare informatie die wij over u hebben, bekijken of bijwerken.

2. Neem contact met ons op om een kopie te krijgen van de informatie die we over u hebben.

3. Na ontvangst van het verzoek zullen wij u laten weten wanneer wij verwachten u de informatie te verstrekken en of wij hiervoor een vergoeding vragen.

21.Verwijderen van informatie

Als u wilt dat wij persoonlijk identificeerbare informatie van onze website verwijderen, dient u contact met ons op te nemen.

Dit kan de service die we u kunnen bieden, beperken.

22.Verificatie van uw identiteit

Wanneer we een verzoek ontvangen om persoonlijke identificeerbare informatie in te zien, te bewerken of te verwijderen, zullen we eerst redelijke stappen ondernemen om uw identiteit te verifiëren voordat we u toegang verlenen of anderszins actie ondernemen. Dit is belangrijk om uw gegevens te beschermen.

23.Bewaartermijn persoonsgegevens

Tenzij anders vermeld in deze privacyverklaring, bewaren we uw persoonlijke gegevens alleen zolang als door ons wordt vereist:

1. om u de door u gevraagde diensten te leveren;

2. om te voldoen aan andere wetgeving, ook voor de periode die door onze belastingdienst wordt geëist;

3. ter ondersteuning van een claim of verdediging in de rechtbank.

Andere zaken

24.Als u niet tevreden bent met ons privacybeleid

1. Als u niet tevreden bent met ons privacybeleid of als u een klacht heeft, laat het ons dan weten.

2. Als een geschil niet wordt beslecht, hopen we dat u ermee instemt om te proberen het op te lossen door te goeder trouw met ons deel te nemen aan een proces van bemiddeling of arbitrage.

3. Als u op enigerlei wijze ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonlijke informatie verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Information Commissioner's Office. Dit kan op https://ico.org.uk/concerns/

25. Naleving van de wet

Ons privacybeleid is opgesteld om te voldoen aan de wet van elk land of rechtsgebied waarin we zaken willen doen. Als u denkt dat het niet voldoet aan de wet van uw rechtsgebied, horen we graag van u.

26. Herziening van dit privacybeleid

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken als dat nodig is. De voorwaarden die op u van toepassing zijn, zijn de voorwaarden die hier op onze website worden vermeld op de dag dat u onze website gebruikt. Wij raden u aan om voor uw eigen administratie een kopie af te drukken.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid, neem dan contact met ons op via: info@connections-lettings.co.uk